遠方物件の管理どうする？
現地対応と不通時の決め事

遠方の物件では、不具合の連絡を受けても貸主がすぐに現場へ行けないことがあります。受付・現地確認・報告の担当と、貸主の承認が必要な作業を確認します。この記事の範囲は賃貸オーナー向けの管理で、分譲マンションの管理組合・入居者向けは対象外です。

01受付窓口と現地に動く担当を確認する

場面ごとに受付先と現地確認の担当を分ける

まず、入居者からの連絡を受ける窓口を確認します。続いて、現場へ行く担当と、その担当へ出動を依頼する人を聞きます。受付の案内だけでは、現地で頼める作業までは分かりません。

複数の会社が関わる場合は、受付後の引継ぎ先を会社名と担当名で記入します。同じ会社が担う場合も、手配する人と貸主へ結果を伝える人を分けて記入します。

入居者への案内と、貸主が把握している受付先も照合します。受付業務の一般的な整理は、入居者からの連絡をどこまで任せるかで確認できます。

対応時間と対応できない場合の連絡先を聞く

受付可能な時間と、現地対応が可能な時間を別々に聞きます。時間外に受付できても、その場で出動できるとは限りません。担当が動けないときの引継ぎ先も確認します。

代わりの連絡先を聞いたら、誰がそこへ連絡するかまで決めます。貸主に手配を戻す場合は、その連絡方法も記入します。貸主も不通になる場合の扱いは、後述の承認条件と合わせて確認します。

定期巡回と、連絡を受けて行う現地確認は分けて扱います。巡回の考え方は賃貸物件の巡回・点検頻度を参照し、ここでは突発的な連絡後の動きを確認します。

室内確認が必要になる場合は、入室の調整担当も確認します。鍵の保管・使用手順は賃貸物件の鍵の保管と運用を参照してください。鍵を預けていることだけで、入室の条件が整うわけではありません。

02現地を見ずに判断するための報告をそろえる

場所・日時・全景と近接写真をそろえる

共用廊下の水濡れなら、階や付近の設備を報告に記入してもらいます。場所を文章で特定しにくいときは、図面に印を付けてもらいます。発見日時と現地確認の日時も分けて記載します。

全景写真と近接写真には、対応する箇所が分かる説明を付けてもらいます。撮影範囲の外にも水濡れがある場合は、その場所を文章で補ってもらいます。

• 場所と日時：発見場所、発見日時、現地確認の日時、報告者を記載します。
• 全景と近接写真：周囲との位置関係と、濡れている箇所を対応させます。
• 確認時の状況：水が流れ続けているか、周囲にも濡れがあるかを記載します。
• 確認できなかった範囲：入れなかった場所や、見えなかった部分を残します。

同じ場所を再確認したら、前回と同じ方向から撮影してもらいます。写真には撮影日時を付け、濡れた範囲が広がったか、乾いてきたかを報告してもらいます。

確認した事実・未確認事項・対応案を分ける

報告には、入居者から聞いた内容と担当者が直接見た内容を分けて記載してもらいます。水の出所が分からなければ「未確認」とし、推測を書く場合はその根拠も添えてもらいます。

貸主は、追加確認の依頼と作業の承認を分けて返答します。「お願いします」だけで済ませず、承認する見積りと対象作業を明記します。判断を保留する作業も併記します。

日常の報告項目は、管理報告書の見方で整理できます。突発的な不具合については、定期報告とは別に知らせる対象と連絡方法を管理会社に確認します。

03貸主と連絡がつかない時の条件を合意する

通常の承認手順と不通時の連絡順序を決める

通常時は、誰が対応案を送り、どの方法で貸主の承認を受けるかを決めます。電話で回答した内容は、対象作業と費用をメールなどで確認する手順にします。見積り変更時の再承認の条件も決めます。

出張中などで電話に出られない場合を想定し、次に使う連絡方法を決めます。別の連絡先を置くなら、相手が取り次ぐだけか、代理で承認できるかを確認します。承認できる作業の範囲も記入します。

• 連絡順序：通常の連絡先、不通時に使う別の方法、次の連絡先を記載します。
• 判断できる人：代理で承認できる場合は、その権限と対象範囲を記載します。
• 不通の記録：連絡した日時、方法、応答の有無を誰が記録するか決めます。
• 再連絡の条件：状況の変化や費用の増加など、改めて連絡する場面を決めます。

次の連絡先へ進む時点と、承認を待てない緊急時の扱いを分けて相談します。被害拡大のおそれがある場合は、契約の緊急対応条項を確認します。不通という理由だけで発注を承認済みにはしません。

応急対応・設備交換の承認と事後報告を分ける

漏水時の止水と設備交換について、それぞれ事前承認の要否を確認します。応急対応の合意だけで交換まで任せたことになるとは限りません。交換も急ぐ必要がある場合の判断条件を契約と照合します。

費用条件には、出動費や調査費など、上限に含める費目を記入します。見込み額が変わった場合に再承認を求める時点も決めます。作業を中断すると被害が広がる場合の扱いは、緊急対応条項と照合します。

標準契約書第１１条は、緊急で承認を受ける時間がない業務を、承認なしで実施できるとしています。その場合は、業務内容と費用額の速やかな書面通知を定めています。実際の契約にも同じ定めがあるか確認します。

04確認表を契約と照合して共有する

窓口・報告・不通時対応を確認表にまとめる

担当欄には実際の窓口名と連絡先を記入します。まだ聞いていない項目は「未確認」、相談したが決まっていない項目は「未合意」と記載します。次の表を管理会社との相談に使います。

漏水の連絡が入ったと仮定し、管理会社と表の上から連絡をたどります。受付担当が不在なら誰へ進むか、貸主が不通なら何ができるかを答えてもらいます。答えが決まらない欄には、確認する担当を記入します。

この確認表は編集部の実務提案です。国交省の標準管理受託契約書を参考に、委託範囲と承認事項を整理しています。遠方物件専用の公的書式ではありません。

契約との不一致や未合意事項を相談する

確認表は、締結済みの契約書や特約と照合します。契約全体の確認は、管理委託契約書の読み方を参照してください。口頭の説明と異なる箇所は、該当条項を示して管理会社に確認します。

賃貸住宅管理業法の適用を踏まえ、契約前の説明書面と締結時の書面を確認します。業務内容・実施方法と報告に関する記載を確認表に照合します。個別の駆け付けや写真報告が一律に義務付けられるわけではありません。

確認表に書いた希望が契約に含まれない場合は、変更契約か別途依頼かを管理会社に確認します。業務範囲と費用、実施方法を合意し、契約書や合意書などに記録します。

共有する確認表には、確認日と未合意事項を残します。担当や連絡先が変わったときは、更新する人と送付先を決めておきます。更新後は関係者へ送り、古い連絡先を使わないよう差し替えを依頼します。

05当社でできること・できないこと

実際にお渡ししているレポートを、そのまま公開しています

架空の物件でお作りしたものを、原寸で全部お見せしています。空室の損失、賃料の位置、修繕の回収期間、売却の目安まで、A3一枚に入っています。