管理会社から報告が来ないとき、
何を確認すればいいのか
オーナーの不満でいちばん多いのが「何をしてくれているのか分からない」です。ただ、報告が無いこと自体が契約違反とは限りません。まず何を確認すればよいかを書きます。
- 結論
最初に見るのは管理委託契約書の「報告」に関する条項です。頻度が定められていないことも珍しくありません。定められていないなら、これから決める話であって、責めるところではありません。
- 確認する順番
- 契約書に、報告の頻度と方法が書かれているか
- 書かれている場合、そのとおりに来ているか
- 書かれていない場合、これから何を求めるかを決める
- 空室が出たときに、報告が増える取り決めがあるか
- 求める内容の目安
平常時は月1回、空室が出ているあいだは2週間に1回が実務的な目安です。中身は「入金」「募集の状況」「入居者からの連絡」「建物の状態」の4つで足ります。
- 確定しないこと
報告の頻度に法律上の決まりはありません。契約で定めるものです。ここに書いたのは実務上よく使われる水準です。
01まず契約書の条項を読む
管理委託契約書には、報告について書かれた条項があるのが一般的です。国土交通省が示している標準的な契約書でも、報告に関する定めが置かれています。
| 契約書の状態 | 次にやること |
|---|---|
| 頻度が明記され、そのとおり来ている | 報告の中身が足りているかを見る |
| 頻度が明記されているのに来ていない | 事実を示して改善を求める（ここは正当な要求です） |
| 頻度が書かれていない | これから決める。責めるより、決め直すほうが早い |
| 契約書が手元にない | 写しをもらう。ここから始まります |
02報告に入れてほしい4つ
分量は多くなくて構いません。次の4つが分かれば、オーナーは判断できます。
| 項目 | 中身 |
|---|---|
| 入金 | 家賃の入金状況。遅れがあればその事実と対応 |
| 募集 | 空室の掲載先／内見の件数／申込の有無／条件の変更提案 |
| 入居者 | 問い合わせ・苦情・修繕依頼と、その対応結果 |
| 建物 | 巡回・清掃の実施日／気づいた不具合 |
「異常なし」でも構いません。異常なしという報告が来ることに意味があります。
03空室が出ているときこそ、頻度を上げる
平常時に月1回でも、空室が出ているあいだに頻度が変わらないのは共有が足りていない状態です。空室のあいだは、募集の動きが毎週変わります。
- 何サイトに掲載したか
- この2週間で内見が何件あったか
- 内見した人が何を理由に決めなかったか
- 条件を変える提案があるか
とくに「内見した人が何を理由に決めなかったか」は、次の打ち手に直結します。ここが共有されていないと、賃料を下げる以外の判断ができません。
04求め方（伝え方の例）
感触ではなく、決め事として伝えるほうが動きます。
- 「契約書の第◯条に月1回の報告とありますが、直近3か月分をいただけますか」
- 「空室のあいだは2週間に1回、掲載先と内見件数だけで構いませんのでいただけますか」
- 「内見した方が決めなかった理由が分かれば、条件を見直したいので教えてください」
- 「メールでの共有で構いません。書式は問いません」
05それでも変わらないとき
3か月ほど求めても変わらないなら、それは体制の問題である可能性があります。判断材料として次を見てください。
- 担当者が頻繁に変わっていないか（引き継ぎが機能していない可能性）
- 他の項目（入金・掲載・共用部）でも同じことが起きていないか
- 解約予告期間が何か月か（多くは3か月前）
報告だけが弱いのか、全体が弱いのかで判断は変わります。報告だけなら、決め直せば直ります。
06よくある質問
報告が無いのは契約違反ですか
契約書に頻度が定められていて、それが守られていないなら約束違反です。定めが無ければ違反とは言えません。まず条項を確認してください。
毎月の送金明細は来ています。それで足りますか
入金の事実は分かりますが、募集の状況と入居者対応は分かりません。空室があるなら、この2つが無いと判断できません。
報告を求めると、うるさいオーナーだと思われませんか
契約に沿った求めであれば、通常の依頼です。むしろ何を求めているかがはっきりしているオーナーのほうが、管理会社としては動きやすくなります。
07当社でできること・できないこと
できること
- 契約書の報告条項を一緒に確認し、求める内容を整理する
- 報告に入れてほしい項目のひな形をお渡しする
- 管理をお引き受けする（全国／管理料は月額賃料の5%）
できないこと
- いまの管理会社に、オーナーに代わって要求すること
- 契約違反かどうかを法律上判断すること
- 他社の報告体制を評価すること
いまの管理で見落とされている点を、物件単位で確認できます
お預かりした物件情報をもとに、いま何が起きているか、どこまで手を入れるべきか、持ち続けるか売るかまで整理して、A3一枚にしてお送りします。費用はかかりません。
LINEで相談を始める 管理のご依頼をいただかなくても構いません。対応エリアは全国です。区分マンション・戸建ては全国どこでもご相談いただけます。一棟は清掃・巡回・修繕の手配先を組んでから管理を開始します。報告に関する定めは、国土交通省「賃貸住宅標準管理委託契約書」に条項が置かれていますが、実際の頻度と方法は個別の契約によります。ご自身の契約書をご確認ください。