賃貸管理報告書の見方
月次収支と業務報告を確認

報告書は、月次の数字、業務の記録、契約の約束の順に確認します。この記事の範囲は賃貸オーナー向けの報告書確認で、分譲マンションの管理組合・入居者向けは対象外です。

01月次明細と管理業務報告書を分けて読む

月次はお金の流れ、定期報告は業務の実施状況

月次明細では、その月の家賃などの入金額を確認します。差し引かれた費用と送金額を読み、合計額に加えて部屋別・費目別の内訳も照合します。

管理業務報告書では、契約した業務の実施状況を確認します。維持保全や苦情対応の欄を探し、報告期間中に行った作業や対応を読みます。

資料の名称や、収支と業務記録をまとめる形式は契約によります。表紙の名称だけで判断せず、各資料の対象期間と記載項目を確認します。

登録業者の法定報告と契約上の報告頻度

賃貸住宅管理業法第20条は、登録業者に委託者への定期報告を義務づけています。国交省の公式解説では、金銭収受や維持保全の実施状況、入居者の苦情の発生・対応状況が示されています。

毎月の収支報告など、具体的な報告の約束は契約書で確認します。月次明細の作成が一律の法定義務というわけではないため、契約上の提出期日も書き出します。

前回と今回の報告対象期間を並べ、期間の抜けや重複を確認します。空白の期間があれば、その期間の業務記録がどの資料に載っているかを管理会社に尋ねます。

契約で報告の内容や頻度を定めても、登録業者の法定義務は免除されません。法定の報告事項に加え、契約で約束した項目が届いているかを確認します。

02月次明細は入金・控除・送金の順に確かめる

対象月の家賃と実際の入金を照合する

管理報酬・立替費用の根拠を確認する

請求書の写しは、費用を照合する資料の一例です。すべての月次明細に一律の添付義務があるという意味ではありません。提示方法や添付の約束は契約で確認します。

控除後の金額と送金額の差を確かめる

差額は、対象月・費目・照合した金額を添えて記録します。収納や送金を含む委託範囲は、家賃管理を委託するときの確認事項で確認できます。

03管理業務報告書は実施内容と対応状況を見る

契約した業務の実施状況と建物の状態

契約書の業務一覧と報告書を並べ、各業務の実施記録を探します。清掃や点検は、対象箇所と実施日を照合し、予定だけの記載と完了の記載を分けます。

写真と所見が対応しない箇所は、撮影場所や状態の説明を依頼します。写真に写らない部分の不具合が疑われる場合は、現地で追加確認が必要かを管理会社に尋ねます。

前回の未完了事項に、今回確認できた完了日や作業結果を書き足します。今回の報告から記載が消えている場合は、完了したのか、報告漏れなのかを管理会社に確認します。

苦情の件数だけでなく対応状況を確認する

苦情の記録は、受付日と内容、行った対応、その後の状況を読みます。「対応済み」とだけ記載されている場合は、連絡や訪問など、実施した対応を尋ねます。

連絡を入れた段階と、状況の改善を確認した段階は異なります。改善を確認した方法と結果を尋ねます。継続中なら、次の確認予定とオーナーの判断が必要な事項を記録します。

報告書を読んで現地の状況も確かめたい場合は、確認したい箇所を書き出します。その後の手順は、いまの管理状況を点検する方法をご覧ください。

04契約書で報告内容と頻度を確かめる

標準契約書の頭書（8）と自分の契約を照合する

国交省の標準管理受託契約書では、頭書（8）に定期報告の内容と頻度を記載します。第15条第1項は、その記載に従い、合意した期日と頻度で報告する定めです。

手元の契約書では、条番号だけでなく「報告」に関する条項を探します。別紙や特約、変更合意も開き、現在適用される報告の約束を確認します。

業務を行う頻度は、報告の頻度とは分けて確認します。例えば清掃の実施回数は、報告書の届いた回数ではなく、契約の業務範囲と清掃の実施記録を照合します。

不足する資料や説明を具体的に依頼する

問い合わせには、報告書の対象期間と欄の名前、照合できなかった点を書きます。「立替費用の欄について、作業場所と内訳が分かる資料をお願いします」のように依頼します。

受領済みの別資料も確認し、必要な記録が見つからなければ掲載箇所を尋ねます。資料がない場合は、何を確認したいかを伝え、説明や提示が可能な資料を相談します。

標準契約書の第15条第2項は追加報告、第3項は関係書類の提示を求める定めです。ご自身の契約に対応する規定があれば、条項と確認したい業務を示して依頼します。

継続して必要な項目は、報告への追加を管理会社と相談します。合意できた内容・頻度・反映開始時期を文書に残し、その時期の報告書で掲載を確認します。

書式・項目名は契約によります。報告そのものが届いていない場合は、管理会社から報告が来ないときの確認事項をご覧ください。

05当社でできること・できないこと

実際にお渡ししているレポートを、そのまま公開しています

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