賃貸の鍵管理を確かめる
保管・使用・返却の確認事項

管理会社に、預けた鍵の台帳と貸出し記録の提示を依頼します。保管から使用・返却までの確認手順を整理します。この記事の範囲は賃貸オーナー向けの鍵管理で、分譲マンションの管理組合・入居者向けは対象外です。

01預けた鍵の本数と保管責任者を確認します

識別番号・本数・保管場所・担当を照合します

最初に、管理会社が預かっている鍵の一覧を確認します。台帳の本数と現物の照合を依頼し、照合日と結果を報告してもらいます。

保管責任者と、日々の受渡しをする担当者を確かめます。不在時の代行者も確認し、持ち出しの確認と返却受付を誰が担当するか一覧に記載してもらいます。

本数が合わない場合は、貸出し記録と受領記録の確認を依頼します。台帳を訂正する際は、元の記録を残し、差異の理由・確認者・訂正日を追記してもらいます。

鍵の受託範囲は、管理委託契約や合意内容によります。業務全体の分担は、賃貸管理代行で任せる範囲の確認事項に沿って整理します。

住所を記さないタグと対応表の管理を検討します

鍵のタグには住所を直接記さず、識別番号を付ける方法が考えられます。採用する場合は、物件情報との対応表を鍵とは別の場所に保管するよう管理会社と決めます。

対応表のアクセス制限は実務上の提案です。紙なら保管場所と解錠できる人、電子データなら閲覧・更新できる人を管理会社に確認します。

保管庫を解錠できる人と、解錠用の鍵などの管理方法を尋ねます。担当変更や退職があった際に、鍵の回収やアクセス権限の解除を誰が行うかも確認します。

担当交代の際は、現物と台帳の照合を引継ぎ項目に入れます。管理会社を変更する場合は、引き継ぎ確認の記事で、鍵を含む受渡し全体を確かめます。

02持ち出し記録と入室の確認を分けます

使用目的・持出者・日時を記録します

持ち出し記録では、鍵を誰が何のために使ったかを確認します。「修繕用」だけでなく対象作業と担当者を記載し、修繕の受付記録の参照先も残してもらいます。

管理会社の社員が社内で鍵を渡し替える場合の記録方法も尋ねます。最初の持出者だけでなく、引き渡した相手と日時を追記する手順を決めてもらいます。

訪問予定と連絡・承諾の確認状況を残します

設備修繕では、管理会社から入居者へ訪問予定と作業内容を伝えてもらいます。連絡した日時・方法・相手と返答を残し、不在時の入室も承諾の対象か確認します。

記録には「連絡済み」と「承諾確認済み」を分ける欄を設けます。予定を送っただけで承諾済みにせず、返答の内容と確認した担当者を記載してもらいます。

訪問予定や承諾の確認記録には、修繕の受付番号などを記載してもらいます。同じ番号を持ち出し記録にも記載し、担当者が入室前に返答を確認できるようにします。

予定の日時や作業内容が変わった場合は、変更内容を入居者へ伝えてもらいます。承諾された範囲を外れる変更は改めて確認し、その返答を記録する手順を決めます。

民法第606条第1項は、使用・収益に必要な修繕を貸主の義務としています。ただし、借主の責めに帰すべき事由で必要となった修繕は例外です。

同法第615条は、修繕が必要な場合などに借主が遅滞なく通知する義務を定めています。貸主が既に知っている場合は例外です。修繕の通知を入室の承諾として扱わないよう確認します。

返答が得られない場合は、通常の訪問を進める前の相談先を管理会社と決めます。連絡の分担は、入居者への連絡をどこまで任せるかで確認します。

03協力業者への貸出しから返却まで追います

貸出先・目的・返却期限・複製の扱いを決めます

協力業者への貸出しでは、実際に鍵を受け取る担当者を確認してもらいます。会社名・担当者名・連絡先を記録し、署名や受領メールなどで受渡しを確認する方法を決めます。

国交省の標準管理受託契約書には、業務内容・再委託項目や入居者対応の記載欄があります。手元の契約の該当箇所を管理会社に示してもらい、業者への依頼範囲を確認します。

複製を認める場合は、承認者と承認内容を記録してもらいます。追加した本数・保管先・回収時期を台帳に反映し、作業終了時の回収対象にも加えてもらいます。

業者側の担当変更については、受渡し前に管理会社へ連絡する手順を共有してもらいます。新しい受取人の確認後に鍵を渡し、変更の連絡と受領の記録を残してもらいます。

返却時は識別番号と本数を照合します

返却時は、受領する担当者に識別番号と本数を照合してもらいます。受領日時・確認者・照合結果を記録し、所定の保管場所へ戻したことも確認してもらいます。

作業完了と鍵の返却完了は、別の欄で管理してもらいます。返却箱を使う場合は、現物を回収・照合した担当者が返却完了を記入する手順を決めます。

作業が延びる場合は、返却予定を更新する前に現在の所在を確認してもらいます。元の期限を残したまま、延長理由・承認者・新しい期限を追記する手順を決めます。

04未返却・紛失時の連絡手順を確認します

所在確認と報告先・初動の担当を決めます

未返却が分かった場合は、最後の受取人への照会と保管場所の確認を依頼します。返却の記入漏れか紛失かを調べ、確認できた事実と未確認の内容を分けて報告してもらいます。

紛失が疑われた時点で、所在調査と責任者への報告を並行する手順を決めます。発見を待たずに報告する内容として、鍵の識別番号・最後の所在・判明時刻を定めます。

時間外の受付窓口と対応範囲を、契約書や連絡先一覧で確認します。窓口が応答しない場合の次の連絡先も尋ね、オーナー側の連絡先と併せて一覧を更新します。

管理会社に記録と連絡手順の提示を依頼します

管理会社には、台帳の様式と、持ち出しから返却までの記入例を依頼します。ほかの物件や入居者の情報を除いた資料で、記録の参照先がつながるか確認します。

説明と資料を照合し、記録がない項目や担当が未定の項目を一覧にします。回答担当者と確認期限を合意し、決まった手順を記載した運用資料を受け取ります。

契約全般の確認は、管理委託契約書の記事で扱います。鍵については次の表を面談時の確認票とし、提示された資料名と未決事項を書き込みます。

05当社でできること・できないこと

実際にお渡ししているレポートを、そのまま公開しています

架空の物件でお作りしたものを、原寸で全部お見せしています。空室の損失、賃料の位置、修繕の回収期間、売却の目安まで、A3一枚に入っています。