家賃回収代行の分別管理
預けた家賃の分け方を確認

この記事の範囲は賃貸オーナー向けの預り家賃の分別管理で、分譲マンションの管理組合・入居者向けは対象外です。契約前に口座の区分と帳簿の見本を示してもらい、契約書の記載と照合します。

01預けた家賃は会社の財産と分ける

登録業者に求められる分別管理

賃貸住宅管理業法第16条は、登録業者に分別管理を求めています。対象は、管理受託契約に基づく管理業務で受領する家賃・敷金・共益費などです。

受領した金銭は、自己の固有財産や他の管理受託契約の金銭と分けて管理する必要があります。固有財産とは、ここでは会社自身に属する財産のことです。

代行という名称だけで適用を決めない

「家賃回収代行」という呼び方だけでは、法の適用は判断できません。契約書案の相手方と説明資料の会社名を照合し、その会社の登録の有無と受託業務を質問します。

初めて家賃を預ける場合は、分別管理の質問を委託前の確認に加えます。切替全体の準備は、自主管理から管理会社へ委託する際の確認事項で整理してください。

02分け方は口座と帳簿で確かめる

会社の固有財産を管理する口座と区分する

施行規則第36条では、会社の固有財産を管理する口座との明確な区分を求めています。「預り家賃の口座を、会社自身のお金の口座とどう区分していますか」と質問します。

「専用口座」と回答されたら、預り金全体の口座か、自分の契約だけの口座かを聞きます。口座名義だけで判断せず、入出金する金銭の種類も説明してもらいます。

帳簿でどの管理受託契約のお金か判別する

規則第36条は、どの管理受託契約の金銭かを帳簿で直ちに判別できる状態も求めています。「私の契約分は、帳簿のどの項目で判別できますか」と質問します。

帳簿の見本を示してもらい、契約名や管理番号が記載された箇所を確認します。物件名で管理する場合も、その名称から自分の管理受託契約を特定できるかを説明してもらいます。

管理画面や明細を示された場合は、その表示が帳簿のどの記録に対応するかを聞きます。口座に入った家賃が自分の契約分として記録される流れを、見本で説明してもらいます。

資料の提示方法や確認できる範囲は、契約や資料の内容によります。他のオーナーや入居者の情報を含む場合は、情報を伏せた見本などで説明できるかを相談します。

03契約書の分別管理の方法を読む

標準書式の頭書（7）と第10条を見る

国土交通省の賃貸住宅標準管理受託契約書では、頭書（7）が分別管理の方法の記入欄です。家賃・敷金・共益費など、預ける金銭について記入内容を確認します。

第10条は、受領した金銭をオーナーに引き渡すまで、頭書（7）に従って分別管理する規定です。会社の固有財産や他のオーナーの財産との分け方を、記入欄と合わせて読みます。

口座の区分と帳簿の判別方法が、契約書のどこに記載されているかを担当者に示してもらいます。別紙を参照している場合は、その別紙も受け取り、説明された方法と照合します。

標準書式はひな型で、実際の契約書では条番号や欄の名称が異なる場合があります。同じ番号がなければ、「分別管理」「預り金の管理」などの記載を探します。

分別管理の欄を確認したら、業務や報酬などの条件も契約書案で確認します。契約全体の確認項目は、管理委託契約書の読み方を参照してください。

空欄や曖昧な記載は契約前に質問する

「適切に管理する」などの表現だけなら、具体的な管理方法の記載を求めます。口頭で説明を受けた内容が、契約書案や参照先の別紙に反映されたかを読み直します。

• 空欄がある場合は、記載予定の内容を質問し、記入後の契約書案を受け取ります。
• 別紙を参照する場合は、契約書に示された別紙の名称と、受け取った資料の名称・内容を照合します。
• 説明と記載が異なる場合は、実際に採用する管理方法を質問し、修正後の契約書案で該当箇所を確認します。

回答は、該当する条項や別紙と一緒に保管します。契約書案が差し替わった場合は、合意した管理方法が最終版にも記載されているかを確認します。

04口座・帳簿・契約の説明を照合する

確認先と質問をチェック表にまとめる

契約担当者に確認表を渡し、回答できない項目は預り金の管理担当者に確認してもらいます。回答と資料の該当箇所を同じ表に記録し、説明の食い違いを探します。

表の横に、回答内容、資料名、確認した欄を書き添えます。食い違いがあれば双方の記載を担当者に示し、説明や契約書案の修正後に同じ欄を再確認します。

日々の入金確認を誰が行うかは、業務範囲の記載を担当者に示してもらいます。具体的な確認項目は、家賃管理を委託するときの確認事項で整理してください。

分別管理と回収・送金の保証を混同しない

保証があるとの説明を受けたら、保証する会社と対象の金銭を質問します。未払い家賃の保証なのか、受領後の預り金に関する保証なのかを、該当する契約で確認します。

家賃保証の契約がある場合は、管理受託契約書と併せて手元にそろえます。保証の確認項目は、オーナー向けの家賃保証会社の記事を参照してください。

家賃が入っていないときは、入居者の未払いか、受領後の未送金かを担当者に確認します。滞納への対応時期は、家賃滞納は何日目から対応するかで確認してください。

05当社でできること・できないこと

実際にお渡ししているレポートを、そのまま公開しています

架空の物件でお作りしたものを、原寸で全部お見せしています。空室の損失、賃料の位置、修繕の回収期間、売却の目安まで、A3一枚に入っています。