空室管理は誰に任せる？
室内作業と委託条件の決め方

空室中の室内管理を頼むときは、通風・通水・室内確認を分けて相談します。契約書と住戸の設備情報を用意し、依頼する作業を書き出しましょう。この記事の範囲は賃貸オーナー向けの空室管理で、分譲マンションの管理組合・入居者向けは対象外です。

01空室管理を任せる前に住戸の条件を整理する

管理会社へ現在の契約範囲と担当を確認する

まず現在の管理会社に、空室住戸の室内作業が契約に含まれるかを尋ねます。契約書の該当箇所を示してもらい、対象住戸と実際の作業内容を照合します。

室内で作業する担当と、報告を受け付ける窓口を確かめます。別の事業者が訪問する場合は、作業表を渡す担当と異常時の連絡担当を記載してもらいます。

契約外なら、現在の管理会社への追加依頼や、別のサービスの利用を検討します。候補の事業者へ同じ作業表を渡し、対応できる作業と条件を書いてもらいます。

室内作業だけを切り出す場合は、既存の担当との分担を確認します。依頼範囲の考え方は、管理業務を一部だけ委託するときの確認事項を参照してください。

設備と給水・電気の契約状況を伝える

相談時には間取りと設備の情報を用意し、給水と電気が使える状態かを伝えます。契約の有無が分からない場合は、確認する担当と期限を決めておきます。

設備の不具合や操作を控えている箇所は、図面や写真に印を付けて伝えます。訪問担当には、鍵の受渡し方法と設備を使用してよい範囲も確認してもらいます。

• 対象住戸：部屋番号と間取りを示し、確認してほしい場所を記します。
• 使用条件：給水・電気の状況と、使用を控える設備を伝えます。
• 過去の状態：湿気・臭い・漏水跡があった場所と経過を添えます。

本記事の作業表と連絡条件は、編集部の実務提案です。国交省の標準書式が個別の通風・通水手順を義務付けるものではなく、訪問間隔や写真提出も法定義務として示していません。

02通風・通水・室内確認を分けて依頼する

通風は窓の開閉確認と実施可否を整理する

通風は、対象の窓と開閉できる状態かを確認するところから相談します。窓の不具合や天候で実施が難しい場合は、作業を見合わせて理由を記録するよう依頼します。

換気設備を使う場合は、運転方法と作業後に停止するかを担当者へ伝えます。窓の閉鎖・施錠と設備の運転状態を、退出前の確認項目として作業表に記載します。

通水は給水状況と排水口の状態を確認する

通水は、水を使えることに加え、排水先を確認できるかも相談します。使用を控えている設備がある場合は、その場所を作業表に記し、対象から外すかを決めます。

蛇口を開ける作業と、排水口の目視確認は別の項目にします。水が出ない、排水が滞るなどの場合に備え、作業を中断して連絡する条件を添えます。

表の対象箇所は、住戸の設備に合わせて書き換えてください。通水の量や時間は一律に決めず、設備の取扱説明書や状態を確認して担当者と相談します。

室内確認は漏水跡などの目視項目を決める

室内確認は、壁・天井・床など、見る場所を作業表で指定します。以前からある跡と新しい変化を比較できるよう、初回の状態を図面への書込みや写真で記録します。

報告書には、確認した場所と変化の有無を記す欄を設けてもらいます。写真を使う場合は撮影箇所も決め、見えなかった場所は理由とともに「未確認」と記載します。

03訪問時期と異常時の連絡条件を決める

湿気・臭いの履歴から実施間隔を相談する

訪問時期は、湿気や臭いが気になった時期と設備の状態を伝えて相談します。確認したい変化を作業表に書き、初回の訪問日と、その後の実施間隔を決めます。

初回の報告を受けた後に、実施間隔を見直す日を決めておきます。変化が続く場合は、記録を管理会社へ示し、訪問の追加か専門調査かを相談します。

訪問予定と報告期限は分けて記載し、未実施の場合の報告方法も決めます。延期を知らせる担当には、理由と次回の候補日を連絡してもらいます。

建物の巡回と室内への訪問は、対象や作業が異なる場合があります。巡回の整理は、賃貸建物の巡回・点検頻度の考え方を参照してください。

通常報告を待たず連絡する変化を決める

通常報告を待たずに連絡する変化を、管理会社と選んで作業表に記載します。下表を参考に、過去に異常があった場所や、重点的に見る箇所を追記します。

連絡先は、オーナーの窓口と不在時の代替連絡先を記載します。電話で判断を伝えた場合も、発見内容と指示をメールなどに残すよう担当者へ依頼します。

04基本作業・追加費用・終了条件を書面にする

通常確認と専門調査・補修を分ける

作業表では、目視による状態確認と、原因調査・補修を別の項目にします。原因まで調べてほしい場合は、対応できる範囲と専門業者を手配する条件を確認します。

国交省の標準書式は、頭書に業務内容・実施方法、管理報酬、業務に要する費用の欄があります。手元の契約書でも対応する欄を探し、空室中の作業の記載を確認します。

契約書に「室内確認」とだけある場合は、合意した作業表を契約の別紙にする方法を相談します。見積書や説明資料と食い違う箇所は、修正した書面を双方で保管します。

契約全体の確認は、管理委託契約書の読み方を参照してください。個別条項の解釈に迷う場合は、ご自身の契約書をもとに専門家へ確認します。

実費と追加作業の承認方法を確認する

基本料金の対象作業と、水道・電気などの実費負担を分けて確認します。臨時訪問や専門業者の手配についても、費用が生じる条件と負担する人を記載してもらいます。

追加作業の承認要否は契約によります。事前承認が必要な作業は、見積りの提示者と承認者を決め、返答を待つ間に実施できる対応も書面に記載します。

承認後に作業範囲が広がる場合は、変更内容と費用を再提示してもらう条件を決めます。再承認が必要な範囲と、契約上認められた緊急対応の範囲を確認します。

入居決定後の終了時点と連絡担当を決める

空室管理の終了は、申込み、賃貸借契約、引渡しなどのどの時点を基準にするか決めます。訪問の停止と料金計算の終了が同じ時点かも確認してください。

終了を訪問担当へ伝える人と、最後の作業・報告の予定を決めます。未対応の異常が残る場合は、場所と対応状況を記録し、引継ぎ先の担当者へ渡します。

入居予定が変わった場合に備え、再開を依頼する連絡先と手続を記載します。終了月の料金計算、未精算の実費、再開時の費用の扱いも契約に沿って確認します。

05当社でできること・できないこと

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