賃貸管理は複数社に頼める？
契約と連絡窓口の決め方

募集や管理を複数社に頼みたいときは、追加する業務を書き出します。現在の契約と照合し、各社の担当と連絡先を決めます。この記事は賃貸オーナー向けで、分譲マンションの管理組合・入居者向けは対象外です。

01募集と管理を分けて依頼可否を考える

募集会社の追加と管理業務の分担は別です

追加したい仕事を「広告掲載」「清掃」「修繕手配」などの業務名で書き出します。各業務の横に現在の担当を書き、担当を増やすのか、変更するのかを区別します。

貸主が別会社へ直接頼む場合と、管理会社が業務を再委託する場合も区別します。誰が依頼主となり、誰に報告や請求が届くのかを依頼先へ確認します。

管理会社が募集の窓口も担う場合は、募集と管理の両方の取り決めを確認します。業務全般の整理は管理会社とはを参照してください。

管理を継続して募集だけ追加する場合

管理を継続し、募集だけ別会社にも依頼する場合は、対象の部屋と追加業務を整理します。その一覧を既存の契約先へ示し、他社への依頼に関する制限や手続を確認します。

追加先には、管理会社と募集の集約窓口の連絡先を伝えます。内見の調整先と申込の送付先も指定し、条件変更の相談は集約窓口へ送るよう依頼します。

依頼内容をまとめる手順は、客付けを依頼するときの確認事項を参照してください。作成した依頼内容は既存の窓口にも送り、条件の食い違いがないか確認を求めます。

一社へ管理の一部だけを任せる場合は、管理の一部委託を参照してください。この記事では、複数社の契約と連絡経路をつなぐ場面を扱います。

02追加依頼前に契約と募集の取り決めを確認する

他社へ依頼できる範囲と制限を確認する

締結済みの管理委託契約書と、募集に関する取り決めを並べます。別紙や特約、変更合意も確認し、追加したい仕事と重なる記載に印を付けます。

契約の名称だけで、他社への依頼ができるとは判断しません。募集の条件が管理委託契約に含まれる場合もあるため、募集に関係する条項も抜き出します。

募集業務と、賃貸住宅管理業法の対象となる管理業務は区別して確認します。契約前の説明資料と締結時の書面で、追加先が受け持つ業務を照合します。

条文ごとの基本的な見方は、管理委託契約書の読み方を参照してください。追加依頼に関係する条項は、該当ページを控えて照会に使います。

不明点は契約先へ照会して記録する

照会時は、追加する業務と契約の該当箇所をメールなどで示します。「他社にも頼めますか」だけでなく、広告掲載や申込受付など、依頼する行為を具体的に伝えます。

回答は、相手の氏名と回答内容が分かる形で保存します。条件付きの回答なら、必要な手続と担当者を確認し、開始前に完了したかを照合します。

既存の契約先と追加先で説明が異なる場合は、食い違う点を引用して再照会します。契約変更が必要なら、変更内容について合意を記録してから依頼を開始します。

03複数社の募集情報を集約する担当を決める

最新条件の配布と申込受付を一本化する

募集条件と申込状況を集約する担当を、貸主と関係各社で決めます。管理会社が担う場合は受託範囲も確認し、担当者名と連絡方法を各社へ伝えます。

募集条件は、更新日を記した共通の資料で配布します。各社への問い合わせで条件変更の相談が出た場合は、集約担当へ転送して貸主の判断を求めます。

各社が申込を受ける場合も、申込情報の送付先は集約担当にそろえます。集約担当は受信を確認し、送信元へ受付済みと返信します。

次の表は編集部による運用例です。担当名は契約と合意に合わせて置き換えます。申込者の情報は送付先を指定し、募集各社への状況通知に不要な個人情報を含めない運用を決めます。

貸主への確認と募集停止の通知を分担する

集約担当は、貸主への照会内容と回答を同じ記録に残します。複数の申込が重なった場合も、受付状況を貸主に示し、対応方針を確認して各申込の担当へ返します。

申込受付時に募集を停止するか、継続するかを事前に貸主へ確認します。申込受付と契約成立を区別して記録し、決めた方針を各社へ通知します。

集約担当は、募集停止の通知先と各社の対応状況を記録します。掲載の確認方法はポータル掲載の確認を参照し、更新が済んだかを担当会社へ確かめます。

申込の取り下げなどで再開する際は、募集条件を貸主に再確認します。集約担当が最新の条件資料と再開通知を各社へ送り、受領した旨の返信を求めます。

04管理の重複と担当不在を分担表で照合する

受付から完了報告まで各社の契約を並べる

各社の契約書から、下表の工程を誰が担うか転記します。同じ工程に複数社の記載がある箇所と、担当を記入できない箇所に印を付けます。

「修繕対応」という業務名が同じでも、受け持つ工程は契約によります。受付だけか、業者の手配や完了確認まで含むかを各社へ照会し、回答を表に反映します。

以下は編集部提案の分担表です。標準管理受託契約書の業務範囲や承認事項の整理を参考にしています。表の担当例は契約に合わせて置き換え、責任範囲の変更は別途合意してください。

重複する工程は、主担当と引継ぎ方法を各社と決めます。担当がない工程は貸主が行うか、追加委託するかを決め、変更が必要な契約の業務範囲に反映します。

異常発見時と担当不在時の連絡先を決める

架空例として、清掃会社が共用部で漏水を発見した場面を考えます。発見場所と状況を管理会社へ伝え、管理会社が受信を返信して対応を判断する手順を事前に合意します。

清掃会社が発見したことだけで、修理手配まで担当すると決めつけません。現地確認を手配する担当と、貸主の発注承認が必要な条件を契約書から分担表へ転記します。

窓口が応答しない場合の次の連絡先と、対応を判断する担当を決めます。緊急時に承認を待たず行える措置の範囲と事後報告の方法も、契約に沿って記入します。

修理後は、報告担当が完了内容と請求明細を貸主へ送ります。清掃会社にも対応済みの箇所を伝え、異常が続く場合は同じ窓口へ再連絡するよう依頼します。

05当社でできること・できないこと

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