空室対策に外国人受け入れ
賃貸管理会社の説明・連絡体制を確認

外国人の受け入れを検討するときは、仲介担当に地域の問い合わせ状況を聞きます。管理会社には、契約説明から入居後までの対応範囲を確認します。この記事の範囲は賃貸オーナー向けの説明・連絡体制の確認で、分譲マンションの管理組合・入居者向けは対象外です。

01地域の問い合わせと受け入れの課題を確かめる

問い合わせと未成約の理由を担当者に聞く

まず仲介・管理担当に、地域でどのような問い合わせがあるか聞きます。個人が特定されない情報で希望条件を確認し、募集する部屋の間取りや入居可能時期と照合します。

未成約の理由は、言語の問題だけとは限りません。賃料や設備などの条件が合わなかったのか、説明の準備が整わなかったのかを分けて聞きます。

回答を受けたら、記録で確認できる事実と担当者の印象を分けて記入します。記録がない項目は「不明」とし、次の募集で問い合わせ理由を残すよう依頼します。

言語などの課題と必要な準備を分ける

対応言語が足りず案内できなかった場合は、通訳を手配できるか確かめます。条件の不一致であれば、説明体制の整備とは分けて募集内容を検討します。

課題ごとに、準備する資料と担当者、完了予定を一覧にします。仲介担当と管理会社の双方に送り、募集開始までに対応できる項目を回答してもらいます。

募集依頼の進め方は、賃貸の客付けを依頼するときの確認事項で整理しています。ここでは受け入れに必要な説明・連絡体制に絞ります。

この記事の質問案と確認表は、編集部の実務提案です。受け入れによる成約増加を示す資料ではなく、国籍による評価や理解度の判断にも使いません。

02契約説明の言語と通訳の担当範囲を確認する

説明資料と対応できる言語を確認する

「外国語対応」の対象業務は、会社や契約によります。募集の問い合わせ、契約説明、入居後の受付を分け、対応できる言語を聞きます。

説明資料は、どの書類に外国語の補助資料があるか確かめます。書類の翻訳があることと、本人からの質問にその言語で答えられることは分けて確認します。

説明担当と通訳担当が異なる場合は、それぞれの役割を回答してもらいます。通訳担当が判断できない質問を受けた際に、契約内容を確認して回答する担当も決めます。

国交省の標準書式の頭書（3）は、管理業務の内容・実施方法と再委託項目の記載欄です。頭書（9）は、入居者へ周知する内容と方法の記載欄です。

通訳の手配主体と費用負担を確認する

通訳を利用する場合は、誰が依頼し、日程を調整するか確認します。契約説明の当日だけでなく、事前の質問や説明後の確認も対象になるか聞きます。

費用は、手配する人と負担する人を分けて確認します。追加の説明が必要になった場合も含め、見積りや承認を誰に求めるか決めておきます。

この表を管理会社に送り、回答欄への記入を依頼します。空欄が残った項目は対応可能と扱わず、確認先と回答予定を追記して返してもらいます。

保証に関する説明範囲も、契約説明の担当に確かめます。保証の基本事項はオーナー向けの家賃保証会社の確認事項を参照してください。

管理委託契約書全般は、管理委託契約書の確認で扱います。回答と契約書の記載が一致しない場合は、該当箇所を示して管理会社に説明を求めます。

03入居時の案内は本人の理解を確認する

希望する説明言語と伝え方を確認する

入居時の案内は、本人が希望する説明言語を確認するところから始めます。国籍だけで日本語の理解度や、必要な説明の量を決めつけないようにします。

会話では分かっても、書面の表現には補足が必要な場合があります。管理会社には、口頭・文章・図解など、本人が理解しやすい方法を尋ねてもらいます。

案内を別の担当に任せる場合は、希望言語と使用する資料を引き継いでもらいます。貸主は、説明担当と質問の受付先が決まっているかを確認します。

設備の使い方と連絡方法を一緒に確かめる

設備の使い方は、実際の操作箇所と図解を照らして説明する方法があります。貸主は管理会社に、設置設備に合う資料を準備できるか確認します。

故障時の案内では、本人と一緒に資料の連絡先を確認するよう依頼します。連絡時に伝える内容も、部屋番号や設備名を例に説明してもらいます。

確認の目的は、説明の不足を見つけて補うことです。分からない点があれば、図解を加えるなど伝え方を変え、再説明する担当を決めます。

説明を終えた項目と、後日の確認が必要な項目は分けて残します。貸主への報告には、未完了の案内内容と追加で準備する資料を記載してもらいます。

04入居後の受付時間と緊急時の引継ぎを決める

設備故障の受付担当と言語・時間を確認する

契約時に通訳を利用できても、入居後の受付は別の体制の場合があります。設備故障の連絡を誰が受け、どの言語と方法で対応するか確認します。

電話と文章で対応範囲が違う場合は、それぞれの受付時間を聞きます。受け付ける時間と、内容を確認して返答する時間も分けて記入します。

受付後に修繕担当へ引き継ぐ場合は、故障状況を誰が伝えるか確かめます。入居者への聞き直しや訪問調整で通訳が必要な場合も、手配する担当を決めます。

一般的な業務範囲は、入居者からの連絡対応で確認できます。ここでは、言語と時間によって担当が変わる部分を対応表に記入します。

時間外の引継ぎ先と未対応事項を残す

時間外窓口がある場合は、外国語で受け付けられる内容を聞きます。受付後の内容確認や現地対応の手配まで依頼できるか、業務ごとに回答してもらいます。

緊急時に引き継ぐ情報は、部屋番号や故障状況などを例に担当者と決めます。貸主へ連絡する場面と、連絡がつかない場合の手配・承認の扱いも契約で確認します。

確認結果は、募集・契約説明・入居時・入居後の窓口を記した対応表にまとめます。仲介担当と管理会社に共有し、引継ぎ先の連絡先に誤りがないか確認してもらいます。

対応できない業務があれば、外部の通訳などを手配できるか相談します。代わりの担当が決まったら、依頼範囲と費用負担を対応表に追記します。

窓口や委託先が変わったときは、更新担当が対応表と入居者向け案内を修正します。変更した連絡先や受付時間は、契約で定めた周知方法に沿って入居者へ伝えます。

05当社でできること・できないこと

実際にお渡ししているレポートを、そのまま公開しています

架空の物件でお作りしたものを、原寸で全部お見せしています。空室の損失、賃料の位置、修繕の回収期間、売却の目安まで、A3一枚に入っています。