マンション管理人変更
貸主の依頼先と交代手順

管理人の交代を考えたら、契約書で雇用主や委託先を確認します。相談先に伝える事実と、交代までに必要な対応を整理しましょう。この記事の範囲は賃貸オーナー向けの管理人変更で、分譲マンションの管理組合・入居者向けは対象外です。

01管理人の交代は誰に相談する？

委託契約書と業務仕様書で手配主体を確認

最初に、締結済みの管理委託契約書と業務仕様書を並べます。管理人の配置、現地点検、清掃について、業務を引き受ける相手の名称を確認します。

現地にいる人の肩書だけでは、雇用主や契約先は分かりません。管理会社の従業員か、再委託先の担当者か、貸主の直接契約先かを管理会社などに尋ねます。

契約先が曖昧なら、管理会社との契約先を確認する方法を参照します。請求書の差出人だけで決めず、契約書の当事者欄と照合します。

変更合意書や特約も読み、現在適用される業務内容を確認します。確認箇所に迷ったら、管理委託契約書の読み方を参照してください。

管理会社の配置・直接委託・直接雇用を分ける

管理会社が配置する場合は、責任者に交代希望を伝えます。配置変更を判断する担当者の氏名と連絡先を確認し、その担当者から回答を受けるよう依頼します。

直接委託では、契約相手が代わりの人を手配できるか確認します。本人が業務を行う契約なら、契約の変更や終了、新たな委託先の確保が必要になる場合もあります。

雇用か業務委託か判断に迷う場合は、契約書に加え、勤務時間や指示の記録を専門家へ見せます。契約書の名称だけで判断せず、実際の働き方も説明してください。

02交代理由を業務上の事実で伝える

未実施作業・発生日・依頼履歴を記録

相談では「仕事が雑」という評価より、どの業務に不足があったかを示します。契約で予定した作業と実際の記録を比べ、確認できた事実と未確認の点を書き分けます。

共用灯が消えていても、それだけで管理人の報告漏れとは断定できません。点検の担当と予定日を調べ、発見後の連絡が報告先に届いているか確認します。

作業記録が見当たらない場合は「記録を確認できていない」と伝えます。未実施と決めつけず、管理会社に実施の有無と記録の所在を確認してもらいます。

入居者から聞いた内容は、貸主が直接確認した事実と分けて残します。聞き取った内容と確認したい点をまとめ、必要な範囲で管理会社に事実確認を依頼します。

改善を求める業務と交代の希望を分ける

改善してほしい業務と、人員の交代を希望する理由は別に書きます。作業範囲や報告先が曖昧な場合は、その決定も依頼し、後任に伝える内容をそろえます。

例えば「共用灯の不点灯について報告を確認できていません」と伝えます。そのうえで「点検・報告の状況確認」と「担当交代の検討」を分けて依頼します。

以前に改善を依頼しているなら、その依頼文と回答を添付します。回答どおりに実施されたかを記録し、未対応の項目について今回求める対応を書きます。

交代の検討中でも、残っている不点灯などへの対応は別に依頼します。現地確認や修繕手配を担う担当者と、その結果を報告してもらう時期を確認してください。

03交代日と業務をつなぐ条件を相談する

後任の担当業務と希望条件を伝える

後任への希望は、現地で必要な作業に置き換えて伝えます。点検する場所、異常を見つけた際の連絡先、報告に添える写真などを希望条件として書き出します。

現在の契約に含まれる業務と、新たに追加したい業務は分けます。管理業務全体の整理には、賃貸管理の代行範囲を確認する記事を参照してください。

費用や業務範囲が変わる場合は、変更内容と適用日を書面で提示してもらいます。担当交代への回答と、追加業務や費用への承認は、項目を分けて返します。

交代までの代替要員と回答時期を確認

交代の希望日を伝えたら、可否の回答を受ける日も相談します。すぐに決まらない場合は、未確定の理由を尋ね、次の進捗連絡日を決めて記録します。

現任者の最終勤務日と後任の初回勤務日を並べて確認します。間が空く場合は、予定していた点検や清掃を誰が行い、異常の連絡を誰が受けるかを決めます。

代替要員への業務内容と報告先の伝達は、手配する責任者に依頼します。暫定対応の実施状況についても、貸主への報告方法と報告日を相談します。

相談後は、合意事項と回答待ちの事項をメールなどにまとめ、相手に確認を依頼します。回答待ちの項目には担当者と回答予定日を記し、変更時の連絡先も添えます。

上の条件表と次節の引き継ぎ表は、編集部の実務提案です。国土交通省の標準書式にある業務・費用等の整理を参考にしており、公的な管理人交代手順ではありません。

04引き継ぎの完了をどう確かめる？

鍵・作業記録・未対応事項・緊急連絡先を渡す

引き継ぎでは、対象ごとに渡す担当と受け取る担当を決めます。管理会社が同じ場合も、現地で必要な情報や物品の一覧を責任者に作成してもらいます。

次の確認表は、管理会社が管理人を配置する場合を想定しています。担当欄を実際の氏名や部署に置き換え、受渡予定日と実際の受領日を追記して使います。

鍵は、受け取った側が現物と受渡記録を照合した結果を残します。保管や持出しの詳しい運用は、賃貸物件の鍵管理の記事を参照してください。

未対応事項には、点検待ちや修繕手配済みなど、現在の状態を書きます。貸主の承認待ちなら、承認を求める内容と回答先を添え、貸主にも該当項目を送ってもらいます。

後任の初回勤務後に受領と対応状況を確認

後任の初回勤務後は、責任者に確認表を更新して報告してもらいます。未受領の物品や閲覧できない記録があれば、該当項目に不足内容を記載してもらいます。

未完了の設備点検がある場合は、実施済みか、今後の対応予定が決まったかを確認します。資料の引き継ぎ完了と、点検そのものの完了は別に記録します。

不足が見つかった項目は、補う担当者と回答日を決めて確認表に追記します。回答日には責任者へ結果を確認し、解消していなければ次の対応予定を尋ねます。

会社自体の変更を検討する場合は、管理人の配置変更とは分けて判断します。契約終了や切替の確認は、管理会社を変更する手順で扱っています。

05当社でできること・できないこと

実際にお渡ししているレポートを、そのまま公開しています

架空の物件でお作りしたものを、原寸で全部お見せしています。空室の損失、賃料の位置、修繕の回収期間、売却の目安まで、A3一枚に入っています。