賃貸の管理会社変更で
引き継ぎを確認する書類・お金・鍵

引継ぎで確かめたいのは、資料が届いたかだけではありません。新しい管理を続けるために、内容まで確認できたかが大切です。この記事は賃貸オーナー向けの管理委託の引継ぎを扱い、分譲マンションの管理組合による管理会社変更は対象外とし、サブリース契約の解約は別に考えます。

01確認表で不足物と未完了作業を把握する

確認表に何を残すか

最初に、何を誰が持ち、誰が受け取り、いつまでに確認するかを並べます。確認表には、確認項目と現在の保管・対応先、受取・対応先を残します。

期限、状態、完了を確認するものも記録します。担当は会社名だけでなく、引継ぎの窓口まで決めておくと確認が進みます。

受領済みと照合済みを分ける

状態は、未確認・依頼中・受領済み・照合済み・対象外などに分けます。たとえば敷金一覧が届けば受領済みです。

契約書の金額、現在の保管者、受け渡す残高が一致して初めて照合済みに進めます。金額が一致しても送金が未了なら、送金の項目は残します。

変更するかどうかの確認は、現在の管理をオーナー自身で確かめる手順に分けています。初めて管理を委託する場合は、自主管理から委託するときの確認事項で確認します。ここでは新旧会社が関わる受渡しと照合に絞ります。

02契約書類・入居者情報・対応履歴を照合する

契約書と連絡情報を照合する

賃貸借契約書は、更新契約や条件変更の合意書も一緒に確認します。賃料、契約期間、特約を現在の管理台帳と照合します。

最初の契約書だけでは、後から変わった条件が反映されていない場合があります。原本か写しか、別紙が欠けていないかも記録します。

入居者への連絡に必要な情報は、登録されている内容が現在も使えるかを旧会社に確認します。受渡し先と方法を決め、管理に必要な範囲で共有します。

確認表には個人情報そのものを書き込まず、資料の有無や確認状態を残します。資料本体は、関係者が合意した方法で扱います。

進行中の案件の次の担当を決める

• 更新：案内済みか、条件の合意や書類回収がどこまで進んだか
• 退去：申入れの受付、明渡し予定、立会い、精算の担当が決まっているか
• 修繕：相談、見積り、承認、発注、工事、支払いのどの段階か
• 入居者対応：約束した内容、次の連絡期限、まだ回答していない事項は何か

進行中の案件は、履歴の最終行だけでなく、次に誰が何をするかまで確認します。見積りの到着と、発注の完了は別です。切替日前に旧会社が受けた依頼でも、完了が切替後になる場合は、オーナーを含めて担当を決め直します。

書類の受渡し先と経路を確かめる

契約書のどこを見るかは 管理会社を変更する手順 にまとめています。標準書式の第21条・第22条・第23条の探し方と、「3か月」の読み方を扱っています。ここでは引渡しに関わる第22条だけを使います。

標準書式の第22条は、旧会社がオーナーへ書類や保管する金員を引き渡す形です。滞納状況も報告します。

新会社への直接の受渡しは、オーナーの指示や承諾と受領方法を確認して進めます。資料がどこを経由したかと、誰が内容を照合したかを記録に残します。

03預り金・家賃・未収金の残高を合わせる

戸別の残高と保管者を確かめる

お金は合計額だけでなく、戸別の内訳と現在の保管者を確認します。敷金がすでにオーナーへ渡っていれば、旧会社から同額が送られるわけではありません。契約上の預り額、これまでの返還等、現在の残高と実際の保管状況を分けて見ます。

報告書と実際のお金の動きを照合する

照合には、直近12か月の報告書や送金明細をそろえる方法を提案します。これは推移や未処理の項目を見つけるための実務上の提案で、法定の引継ぎ期間ではありません。

長く続いている未収金や修繕がないかも確かめます。該当する案件があれば、その開始時点まで資料をたどります。

賃貸住宅管理業法の分別管理と定期報告の規定は、登録を受けた賃貸住宅管理業者へのものです。規定があるだけでは、個々の残高や送金の完了は確認できません。報告書の対象期間と、実際のお金の動きを照合する必要があります。

保証手続と終了費用を分けて確認する

保証会社については、契約の名義、継続可否、変更届の担当、保証請求中の案件を確認します。収納代行や口座振替は、書類の受領と手続完了を分けます。

対象家賃月と初回の収納日、オーナーへの送金日まで確認します。処理中の申請を完了扱いにしないようにします。

終了時の費用も契約次第です。標準書式の第21条には、予告による終了の規定があります。

管理報酬相当額を支払っての終了もあり、規定は2つです。詳しくは 変更の手順 で確認します。終了月の報酬や立替金とは項目を分けて照合します。

解約予告の期間・通知方法・精算条件は、締結済みの契約書で確認します。読み方は 変更の手順 を参照します。

04鍵・設備・点検・募集情報を確認する

鍵の用途と管理権限を確かめる

鍵は一覧と現物を照合し、用途、本数、所在、現在の保管担当を確かめます。居室用と共用部用、入居者に渡した物と管理用の物を分けます。

標準書式の第12条では、鍵の管理はオーナーが行う構成です。実際の保管や受渡しの分担は、締結済みの契約で確認します。

鍵を受け取っただけで用途や所在が分からない場合は、照合済みにしません。電子錠などがある場合は、管理権限の移行と旧権限の扱いを確認します。確認表に暗証番号を記載せず、管理に必要な情報は受渡し相手を確かめた方法で共有します。

設備と点検と保険の引継ぎを確かめる

設備の資料、修繕履歴、点検の報告書は、次に予定されている作業と合わせて確認します。点検や清掃の契約先、更新や支払いの担当が変わるかも見ます。

保険は契約者、対象、期間、事故受付先を確認します。管理会社の変更に伴う届出等が必要かを、契約先に確かめます。

募集データの利用権限を確かめる

募集写真や図面は、データを受け取っても新会社がそのまま使えるとは限りません。作成者との取り決めや利用権限を確認します。

旧掲載の終了と新たな募集開始の担当を決め、賃料や条件が合っているかも照合します。掲載の引継ぎは、データの受領とは別の作業として残します。

使える資料と、権限や内容の確認が残る資料を分けておくと、募集や点検の準備をどこまで進められるか判断しやすくなります。

05未完了項目の担当と期限を残す

未完了の項目と通知を洗い出す

確認表を閉じる前に、未受領の資料、残高の差、変更届の処理待ちを抜き出します。それぞれに、管理への影響、確認する相手、担当、期限、次の報告日を付けます。「後日対応」だけでは、切替後に誰が追うのか分からなくなります。

標準書式の第23条では、終了通知はオーナーと旧会社の両方の役割です。通知控えに加え、未達への対応と新しい連絡窓口の案内も確認します。引継ぎ資料の照合が済んでも、入居者への案内が残る場合は別の未完了項目として扱います。

業務を始められるか確かめる

重要な不足や残高の差が解消しない場合は、引継ぎの行き違いが起きたときの初動に沿って進めます。依頼した記録と相手の回答を整理します。確認が終わっていない項目を、都合に合わせて照合済みに変えないことが大切です。

06当社でできること・できないこと

実際にお渡ししているレポートを、そのまま公開しています

架空の物件でお作りしたものを、原寸で全部お見せしています。空室の損失、賃料の位置、修繕の回収期間、売却の目安まで、A3一枚に入っています。