賃貸管理を自分で回すには
日常業務と不在時の備え

賃貸管理を自分で行う際は、契約書と過去の対応記録から、確認する仕事と期限を書き出します。この記事は賃貸オーナー向けに自主管理の運用を扱い、分譲マンションの管理組合・入居者向けは対象外です。

01自分で担う仕事を一覧にします

入金・共用部・契約期限を確認します

最初に、いま自分が担っている仕事を書き出します。賃貸借契約書や入金明細、過去の修繕記録を開き、確認や手配をした仕事を一覧に加えます。

入金確認や共用部の確認など、繰り返す仕事には「定例」と記入します。契約期限を調べる際は、部屋ごとに契約書を開き、満了日と通知期限を別欄に転記します。

業務の棚卸しには、[国交省の賃貸住宅標準管理受託契約書](https://www.mlit.go.jp/tochi_fudousan_kensetsugyo/const/content/001416011.pdf)の点検・清掃、修繕、家賃等の徴収の項目が参考になります。自主管理の貸主に、この書式の使用を義務付けるものではありません。

入金が確認できない場合は、対象月や名義などの確認結果を残します。その後の連絡手順は、家賃滞納に気づいたときの対応で確認してください。

故障・退去連絡は発生時の仕事に分けます

故障や退去の連絡には、「発生時」と記入します。電話を受けた際にも記録できるよう、受付日時と申出内容の入力欄を用意します。記録の保存先は、対応する人が開ける場所に決めます。

退去は、申出を受けた日時と希望日をまず記録します。予告期間や通知方法は契約によるため、契約書と照合します。不明な点は入居者に確認し、契約終了日と希望日を分けて記入します。

この記事で扱う退去業務は、受付と期限の把握までです。費用負担や精算の考え方は、原状回復でオーナーが負担する範囲を参照してください。

02定例確認を予定表に落とします

確認予定は契約期限と建物の状態から決めます

確認の頻度を決める前に、契約上の期限と設備の取扱説明書を確認します。過去に不具合が起きた場所も拾い、確認する日と、その日を選んだ理由を予定表に記入します。

予定表には、確認する日だけでなく対象と方法も記入します。たとえば共用灯なら、設置場所と「点灯状態を目視する」と書きます。実施後に結果を書く欄も、先に用意しておきます。

共用部では、前回と同じ場所を撮影して写真を比べます。変化がなかった場合も、その旨を記録します。問題を見つけた場合は、場所と状態を案件記録へ転記します。

予定どおり確認できなかった場合は、未実施のまま残します。変更理由と次の確認予定を記入し、実施済みと区別します。現地へ行けない場合は、協力先に確認作業を依頼できるか尋ねます。

ここで示す予定表と記録形式は、編集部の実務提案です。目視による日常確認で、設備ごとに必要な専門点検を代替できるとは限りません。対象設備の点検要件と実施予定は別途確認してください。

未完了の修繕は予定表と別に追います

予定表には確認日や訪問日を、案件記録には対応の経過を書きます。同じ案件名を両方に記入し、予定表から該当する記録を探せるようにします。

未完了の案件には、現在の状態と止まっている理由を残します。見積待ちなら、依頼先と次に問い合わせる日を記入します。その日を予定表にも登録します。

確認日になっても部品が届かない場合は、業者に入荷の見込みを尋ねます。見込みが立たない場合は、代替品や応急対応の可否を確認します。回答を記録し、次の対応を決めます。

03受付から完了まで同じ記録で追います

受付日時・症状・写真をまとめます

設備不具合の連絡を受けたら、部屋と設備、いつから何が起きているかを聞き取ります。入居者が見た事実と貸主の推測は分けます。写真は安全に撮れる範囲で共有してもらいます。

蛇口からの漏水なら、漏れる場所と、水が出続けているかを聞き取ります。設備が使えるか、周囲に被害が広がっているかも確認します。聞いた内容を業者に伝え、応急対応の要否を尋ねます。

メールや電話で受けた続報は、受信日時と相手の名前を添えて追記します。元の記録を消さず、写真の保存先やメールの控えも同じ案件から開けるようにします。

[民法第606条・第615条](https://laws.e-gov.go.jp/law/129AC0000000089)が確認先です。第606条第1項は、使用・収益に必要な修繕を貸主の義務とし、借主の責めに帰すべき事由で必要となった修繕を除きます。第615条は、修繕が必要な場合などに借主が遅滞なく通知する義務を定め、貸主が既に知る場合を除きます。

手配先・次の連絡予定・完了確認を残します

業者へ依頼するときは、受付内容と写真を必要な範囲で共有します。訪問候補を入居者と調整し、確定した日時を記録します。業者へ連絡した段階と、訪問が決まった段階を分けます。

訪問が未確定なら、誰からの返答を待っているかを明記します。入居者には、手配中であることと次に状況を伝える予定を連絡します。送信日時や電話で伝えた内容も記録します。

修繕後は、業者の作業報告と入居者の使用状況を確認します。作業した箇所と症状が改善したかを記録します。追加作業がある場合は、その内容と担当者を未完了欄に記入します。

入居者と連絡が取れず使用状況を確認できない場合もあります。そのときは「業者の作業報告受領・使用状況は確認待ち」と記載します。再連絡する日を決め、確認後に結果を追記します。

04不在時にも連絡と手配が進むよう備えます

緊急連絡先と代わりに動ける相手を決めます

旅行中に漏水の連絡が入る場面を考えてみます。貸主が電話を受けられても、現地確認や業者の手配が難しい場合があります。受付担当と現地対応を頼む相手を、連絡表の別欄に記入します。

協力先には、不在期間を伝えて連絡を受けられるか確認します。受付可能な時間や地域、対応できる設備を尋ねます。過去に依頼した相手でも、今回の対応可否を確かめて記入します。

入居者へ案内する連絡先は、相手の了承を得てから共有します。不在期間中の連絡方法と、つながらない場合の連絡先を案内します。協力先へ渡す入居者情報は、対応に必要な範囲に絞ります。

依頼できる範囲と貸主への報告方法を共有します

協力先とは、漏水の連絡を受けた想定で連絡表を読み合わせます。誰が症状を聞き取り、誰が業者へ連絡するかを確認します。担当が決まっていない作業があれば、その場で相談します。

応急対応と本修繕について、依頼できる作業を分けて合意します。費用の承認が必要な条件と貸主への確認方法も書きます。貸主が返答できない場合に判断を任せる範囲も、事前に決めます。

自分では継続して担えない仕事が見えたら、その業務を一覧に残します。分担を検討する際の確認事項は、賃貸管理を一部委託するときの整理で扱っています。

管理体制全体を見直す場合は、自主管理から管理委託へ移る際の確認事項を参照してください。相談時には予定表と未完了案件の記録を用意し、引き継ぎたい仕事を示します。

05当社でできること・できないこと

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